Quy định chung khi giao tiếp với khách hàng cần những lưu ý gì. Mời bạn tìm hiểu trong bài viết này.
Quy định chung khi giao tiếp với khách hàng là gì?
- Tuyệt đối trung thực với mọi thông tin về công ty cũng như chính sách của công ty, không lạm dụng chính sách cam kết chất lượng của công ty để khai trương hay lừa dối khách hàng nhằm đạt mục tiêu công việc.
- Nắm chắc và hiểu rõ các nét văn hóa của Công ty, các sản phẩm dịch vụ và tinh thần cam kết của công ty. Luôn xưng “tên công ty”, “Chúng tôi”, “Công ty chúng tôi”,…tùy đối tượng và hoàn cảnh.
- Tác phong đĩnh đạc, tự tin, lịch sự khi giao tiếp với khách hàng trong mọi tình huống dưới mọi hình thức.
- Luôn niềm nở và nhẹ nhàng trong giao tiếp khách hàng với quan niệm.
- Tuyệt đối không cãi vã hay đổ lỗi cho khách hàng trong mọi tình huống. Nếu khách hàng sai vẫn luôn ân cần giải thích. Không trực tiếp phản bác họ mà khéo léo dẫn dắt họ bằng thái độ lịch sự.
- Tuyệt đối không giải thích vòng vo, đổ lỗi cho cá nhân hay bộ phận khác trong Công ty khi phát sinh sự cố hoặc khách hàng phản đối. Cần nhận lỗi về Công ty, xin lỗi khách hàng, hứa xem xét ngay và lập tức giải quyết vấn đề.
- Luôn lắng nghe khách hàng chia sẻ tâm tư, nguyện vọng, nhu cầu của họ và trả lời mọi vướng mắc của khách hàng.
- Sử dụng các từ lịch sự trong giao tiếp: Dạ/ vâng/ xin lỗi/ cảm ơn/ vui lòng/ nếu không phiền/ nếu có thể/ xin phép…khi giao tiếp với khách hàng/đối tác tùy ngữ cảnh.
- Không lạm dụng dùng các câu từ sáo rỗng như: Vô cùng, tuyệt vời, quá hay, quá tuyệt, rất rất rất…trong giao tiếp với khách hàng/đối tác, đặc biệt khi nói về công ty và dịch vụ của công ty.
- Cảm ơn khách hàng trong mọi tình huống khi kết thúc cuộc giao tiếp.
Giao tiếp khách hàng qua điện thoại
Nguyên tắc
Không nhấc máy ở hồi chuông đầu tiên và phải nhấc máy chậm nhất sau hồi chuông thứ 3.
Lời chào
Đối với lễ tân : Dạ (tên công ty) xin nghe!
Đối với bộ phận : Dạ Ban (tên ban + tên công ty) xin nghe!
Đối với cá nhân : Dạ (tên người tư vấn) nghe ạ!
Luôn đặt điện thoại bên tay trái và bút, sổ, lịch bàn bên tay phải. Mọi thứ trong tư thế sẵn sàng (bàn làm việc luôn đủ các dụng cụ cần thiết).
Ghi chép đầy đủ các thông tin, đặc biệt thông tin cá nhân và nhu cầu của khách hàng.
Khi có điện thoại cần quan sát và nhắc nhở mọi người xung quanh giữ gìn trật tự.
Điều cuối cùng: Hãy xem lại 10 nguyên tắc giao tiếp chung tại mục 1.
Công ty Cổ phần NewCA
Xuất phát điểm là Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín và chất lượng từ năm 2013, NewCA là một trong hai thương hiệu chữ ký số chiếm thị phần lớn nhất trên thị trường.
Trải qua gần 10 năm hoạt động và phát triển không ngừng nghỉ, NewCA đã chuyển mình phát triển thành Nhà cung cấp Dịch vụ số uy tín hiện nay. Thấu hiểu được nhu cầu chuyển đổi số của doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0, NewCA cung cấp những giải pháp số, dịch vụ công trực tuyến đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.
Có thể kể đến một số sản phẩm tiêu biểu do NewCA phân phối như:
- Phần mềm kế toán CyberBook
- Hợp đồng điện tử CyberSign
- Hóa đơn điện tử CyberBill
- Thuế điện tử CyberTax – NewCA
- Bảo hiểm xã hội điện tử CyberCare
- Dịch vụ kế toán
- Dịch vụ bảo hiểm
- Đăng ký kinh doanh
Hoạt động với sứ mệnh “NewCA luôn sẵn sàng khi bạn cần nhất”, Nhà cung cấp Dịch vụ số NewCA luôn cố gắng cải tiến và phát triển không ngừng để đáp ứng mọi nhu cầu cấp thiết của khách hàng. NewCA mong muốn đồng hành cùng mọi doanh nghiệp trên con đường chuyển đổi số, trở thành đơn vị cung cấp dịch vụ tốt nhất, vì lợi ích tối đa của khách hàng.
Bài viết liên quan
>>> Thủ kho thành phẩm và nhân viên kho thành phẩm
>>> Ghi nhớ công thức cách tính thuế TNCN đơn giản
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
Tổng đài CSKH: 1900 2066
Hotline: 0936 208 068
Website: https://newca.vn/
Trên đây là thông tin về Quy định chung khi giao tiếp với khách hàng. Toàn bộ nội dung được biên tập bởi đội ngũ Nef Digital – đơn vị cung cấp giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp.
